Produkt Kunder Indsigt Sikkerhed

Instruktioner og vejledninger som en altafgørende del af medarbejdertræning

Instruktioner og vejledninger er centrale i en vellykket træning af nye medarbejder - og i træning af erfarne medarbejdere, når der indføres nye procedurer eller nyt apparatur.

At udforme velfungerende instruktioner er derfor altafgørende i al medarbejdertræning - også i sidemandsoplæring.

I denne artikel ser vi på:

  • Formålet med instruktioner.
  • Hvad en instruktion indeholder.
  • Hvordan instruktioner udarbejdes.

Først nogle få definitioner. En proces er en serie af aktiviteter rettet mod at opnå et bestemt resultat. En metode for af udføre aktiviteterne - med andre ord, hvem der gør hvad - beskrives i en procedure. Og endelig er en instruks en arbejdsbeskrivelse, der anfører hvordan aktiviteterne skal udføres - en detaljeret beskrivelse af hvordan en afgrænset opgave skal udføres.

Formålet med instruktioner er at give rammerne for en ensartet udførelse af jobfunktionen og i sidste ende for at sikre kvaliteten. Instruktioner er altafgørende i kvalitetsledelsessystemet, og at efterleve instruktioner er afgørende for virksomhedens succes.

En god instruktion

En god instruktion er kort og præcis - og indeholder trin for trin anvisninger på, hvordan opgaven udføres. En god instruktion indeholder ofte visuelle virkemidler til at understøtte instruktionen, så den både er skriftlig og visuel. Og kombineret med de anvisninger og erfaringer, som den erfarne medarbejder overleverer i sidemandsoplæringen sammen med instruktionen, bliver medarbejderen godt rustet til at udføre opgaven.

Instruktionen placeres det sted i virksomheden, hvor arbejdet udføres. Eksempelvis på en maskine eller den udleveres sammen med en produktions- eller serviceordre. Nem adgang til instruktioner er den bedste garanti for at de følges – dette sikrer at processen udføres effektivt uden kvaliteten kompromitteres.

Gode vaner…

For at sikre en god virksomhedskultur, er det vigtigt at vælge mentorer og træningsansvarlige der ikke blot er erfarne, men også er gode ambassadører for virksomheden. På samme måde er det en god ide at involvere de samme medarbejdere i at udarbejde instruktionerne. Erfarne input er vigtige for en god instruktion, og når den er skrevet så få en kollega til at udføre opgaven ved at følge instruktionen.

Dels bliver instruktionerne dermed udarbejdet af personer, der kender dagligdagen og ved, hvor udfordringerne er. Og dels bliver instruktionerne samtidig en naturlig og velfungerende del af de erfarne medarbejderes oplæring af de nye.

Gode instruktioner, der anvendes sammen med veltilrettelagt sidemandsoplæring og regelmæssig proceskonfirmering, er den bedste vej til at minimere fejl, reducere ulykker og fastholde compliance.