Hvordan du opnår forretningsmæssige gevinster med struktureret sidemandsoplæring

Sammenhæng mellem oplæring og handlinger

De fleste organisationer oplever en sammenhæng mellem niveauet af oplæring af medarbejdere og niveauet af fejl, arbejdsulykker eller ødelagt produktionsudstyr. For dem er struktureret sidemandoplæring en vej til at sikre en ensartet oplæring af alle medarbejdere - såvel nye som erfarne – og dermed reducere uhensigtsmæssige handlinger.

Udgangspunktet er, at al oplæring og kompetencestyring handler om at reducere uhensigtsmæssige handlinger – altså:

• opgaver der løses ineffektivt.
• opgaver der løses forkert, dvs. med dårlig kvalitet til følge. Eller
• opgaver der løses på en måde, så de skal løses igen - af den samme person eller en anden.
  

Uhensigtsmæssige handlinger kan også føre til arbejdsulykker - det kan være faldulykker eller tilskadekomst ved forkert anvendelse af maskiner eller udstyr. Det er også handlinger, der fører til utilsigtede hændelser, fejlbehæftede emner eller maskiner, der betjenes forkert og bliver ødelagte.

Hvornår det giver mening at fokusere på oplæring…

Det giver forretningsmæssigt mening at arbejde med struktureret sidemandsoplæring, når:

• der er en sammenhæng mellem oplæring og den konkrete løsning af opgaven
• der en forretningsmæssig konsekvens, hvis opgaven ikke løses hensigtsmæssigt

Vores udgangspunkt er at mange af uhensigtsmæssige handlinger sker fordi, medarbejderen ikke er korrekt oplært. Måske findes der medarbejdere, der ikke kan oplæres - men i langt de fleste situationer løser medarbejderen opgaven efter bedste evne. Og her er der en sammenhæng mellem oplæring og kvaliteten i opgaveløsningen.

Forretningsmæssige konsekvenser…

Spørgsmålet om de uhensigtsmæssige handlinger også har en tilstrækkelig forretningsmæssig konsekvens besvares bedst med en række eksempler.

Oplæringstid

Vores erfaring er, at det ofte er muligt at reducere oplæringstiden for nye medarbejdere med mere end 50%, når processen struktureres. Dette er i sig selv et stort bidrag til øget produktivitet. Men det største bidrag kommer ofte på lang sigt fordi struktureret oplæring og træning fører til et højere fagligt niveau, færre fejl og mindre spild i organisationen.

Fejl, reklamationer og utilsigtede hændelser

De fleste organisationer har store synlige (eller skjulte) omkostninger i forbindelse med håndtering af fejl, tilbageløb, forsinkelser, afhjælpning af problemer, indrapportering af hændelser samt interne og eksterne reklamationer. Struktureret oplæring er et meget effektfuldt redskab til at reducere antallet af fejl i en organisation. En af de hyppigste årsager til fejl er nemlig, at dem, som lavede dem, ikke vidste, at det de gjorde, var et problem og kunne føre til fejl.

Compliance

For nogle organisationer er struktureret og dokumenteret oplæring et krav fra den standard, som de er certificeret efter. Det er for disse organisationer afgørende, at de til enhver tid kan dokumentere at medarbejdere er trænet specifikt til at kunne varetage en given jobfunktion. Dokumentationen skal som regel indeholde både hvad der er oplært i, hvem der har oplært og hvornår.

Medarbejderomsætning

I særdeleshed for nye medarbejdere skaber struktureret oplæring og træning større tryghed og bedre forståelse af opgaverne i jobbet. Dette er vigtige elementer i at minimere risikoen for, at en medarbejder vælger at forlade jobbet i løbet af det første år. Det økonomiske potentiale i at reducere medarbejderomsætning er stort, da der er mange både direkte og inddirekte omkostninger forbundet med at genbesætte en stilling. Dette gælder både omkostninger til rekruttering, oplæring, ineffektivitet i opstartsperioden samt at der i nogle organisationer bliver lavet væsentligt flere fejl af nye medarbejdere.

Sikkerhed

I løbet af det første år i et nyt job er risikoen for at blive skadet i en arbejdsulykke dobbelt så høj som i det andet år. Årsagen er, at medarbejderen mangler erfaring og typisk ikke er tilstrækkeligt introduceret til sikkerhedsaspekterne i jobbet. Derfor er struktureret oplæring også her et vigtigt redskab.