Produkt Kunder Indsigt Sikkerhed

De tre grundlæggende værktøjer til træning & kompetencestyring

Hvordan tre værktøjer styrer oplæringen…

Struktureret sidemandsoplæring er i sin enkleste form træningsplaner, kompetence overblik og vejledninger. Inde bag ved ligger nogle meget enkle, fornuftige principper for, hvordan man gennemfører fører god træning.

Kompetencematrix - overblik over hvem, der kan bestride hvilke jobfunktioner på hvilket niveau

Træningsplaner - overblik over hvad der skal læres og af hvem

Instruktioner - som støtte til at lære at løse arbejdsopgaven rigtigt og efterfølgende slå op i for at følge en arbejdsproces korrekt.

Lad os se på de 3 værktøjer enkeltvis og på hvordan de tre værktøjer bør hænge sammen.

Kompetencematrix

En kompetencematrix har to dimensioner – medarbejderne i den ene dimension og jobfunktionerne i den anden. Kompetencematrixen er lederens værktøj til at holde overblik over, hvem han kan sætte på hvilke opgave. Kompetencematrixen viser på hvilket niveau, den enkelte medarbejder bestrider jobfunktionen. Vores anbefaling er at vælge få niveauer med praktisk betydning – f.eks.:

  1. Under træning
  2. Kan varetage opgaven selvstændigt
  3. Har erfaring til at lære andre op

Kompentencematrixen skaber ligeledes overblik over, hvorvidt et tilstrækkeligt antal medarbejder kan bestride de enkelte jobfunktioner, eller om der skal trænes flere for at forberede organisationen til spidsbelastninger, ferie eller sygdom.

Træningsplaner

Med hensyn til træningsplaner anbefaler vi, at de udarbejdes per jobfunktion på en måde, så strukturen afspejler opsætningen af kompetencematrixen. Det vil sige, at der er en træningsplan knyttet til hver jobfunktion.

Derudover er træningsplanen - i modsætning til kompetencematrix´en - medarbejdernes overblik. Det gælder både den nye medarbejder, der skal trænes og den erfarne medarbejder, der skal træne den nye medarbejder.

I træningsplanen er alt det medarbejderen skal igennem – hvad skal der trænes i, hvem har ansvaret for at træningen sker og en status på om medarbejderen har været igennem den enkelte træning.

At få identificeret de rette punkter til træningsplanen er en af de helt centrale opgaver i at udarbejde en god træningsplan. Det lyder simpelt, men det kan i nogle situationer være en udfordrende opgave, da kun få medarbejdere i en organisation har det samlede overblik over, hvad der er relevant at kunne/vide i en given jobfunktion.

Instruktioner

Instruktioner beskriver, hvordan en arbejdsproces skal gennemføres for at blive gennemført korrekt – det kan være beskrivelse i tekst, billeder eller video.

Alle virksomhedens aktive instruktioner bør fremgå af minimum én træningsplan – ellers er der ingen sikkerhed for, at medarbejderne rent faktisk får kendskab til og bliver trænet i den pågældende instruks.

Husk også at være opmærksom på, om der er medarbejdergrupper, som har udfordringer med det skrevne. Her kan det være en god ide at anvende billed- eller videoinstruktioner. Det er vores erfaring, at det er langt bedre at have flere små instruktionsvideoer på 10-15 sekunder end at have færre og længere videoer.