Produkt Kunder Erfaring

Træningsplaner | Hvorfor & hvordan? Få svaret hos Champ

Hvorfor arbejde med træningsplaner?

Træningsplaner er et centralt værktøj til at strukturere, ensarte, effektivisere og dokumentere træning og oplæring. Der er mange og meget forskellige grunde til at arbejde med at strukturere træning, da det har indflydelse på mange centrale KPI'er i en organisation. I denne artikel ser vi først på:

  • fem typiske grunde til at forbedre træning
  • hvordan træningsplaner organiseres
  • hvordan en god træningsplan udarbejdes
"
Der er mange og meget forskellige grunde til at arbejde med at strukturere træning, da træning har indflydelse på mange centrale KPI’er i en organisation.
- Morten Ulrikkeholm, Co-founder, Champ

Produktivitet

Vores erfaring er at det ofte er muligt at reducere oplæringstiden for nye medarbejdere med mere end 50% når processen struktureres. Dette er i sig selv et stort bidrag til øget produktivitet. Men det største bidrag kommer ofte på lang sigt fordi struktureret træning fører til et højere fagligt niveau, færre fejl og mindre spild i organisationen.

Fejl, reklamationer og utilsigtede hændelser

De fleste organisationer har store synlige (eller skjulte) omkostninger i forbindelse med håndtering af fejl, tilbageløb, forsinkelser, afhjælpning af problemer, indrapportering af hændelser samt interne og eksterne reklamationer. Struktureret træning er et meget effektfuldt redskab til at reducere antallet af fejl i en organisation. En af de hyppigste årsager til fejl er nemlig at dem som lavede dem, ikke vidste at det de gjorde var et problem og kunne føre til fejl.

Compliance

For nogle organisationer er struktureret og dokumenteret træning et krav fra den standard, som de er certificeret efter. Det er for disse organisationer afgørende, at de til enhver tid kan dokumentere at medarbejdere er trænet specifikt til at kunne varetage en given jobfunktion. Dokumentationen skal som regel indeholde både hvad der er trænet, hvem der har trænet og hvornår der er trænet.

Medarbejderomsætning

I særdeleshed for nye medarbejdere skaber struktureret træning større tryghed og bedre forståelse af opgaverne i jobbet. Dette er vigtige elementer i at minimere risikoen for at en medarbejder vælger at forlade jobbet i løbet af det første år. Det økonomiske potentiale i at reducere medarbejderomsætning er stort, da der er mange både direkte og inddirekte omkostninger forbundet med at genbesætte en stilling. Dette gælder både omkostninger til rekruttering, oplæring, ineffektivitet i opstartsperioden samt at der i nogle organisationer bliver lavet væsentligt flere fejl af nye medarbejdere.

Sikkerhed

I løbet af det første år i et nyt job er risikoen for at blive skadet i en arbejdsulykke dobbelt så høj som i det andet år. Årsagen er, at medarbejderen mangler erfaring og typisk ikke er tilstrækkeligt introduceret til sikkerhedsaspekterne i jobbet. Derfor er struktureret træning også her et vigtigt redskab.

Organisering af træningsplaner

Når en organisation ønsker at arbejde med træningsplaner er en af de første og vigtigste overvejelser hvordan træningsplanerne skal opdeles og organiseres. Vi anbefaler, at træningsplaner udarbejdes per jobfunktion. Det vigtigste er dog, at strukturen matcher med opsætningen af organisationens kompetencematrix’er, hvis kompetencematrix’er et værktøj som bruges i organisationen. Hvis der er forskellige strukturer i kompetencematrix'er og træningsplaner, vil det være næsten umuligt at holde de to ting opdateret i forhold til hindanden, når de skal bruges i praksis.

Den gode træningsplan

En praktisk indgangsvinkel

En god træningsplan opleves som en hjælp og ikke en byrde af de personer, som skal bruge den. For at opnå dette er nøgleordet at træningsplanen har en praktisk indgangsvinkel og ikke bliver for teoretisk eller akademisk. Vi anbefaler at involvere erfarne medarbejdere, da har et godt billede af, hvad der er relevant og svært for en ny medarbejder i den enkelte jobfunktion.

1 times gratis sparring

Vi tilbyder sparring til fx opbygning af dine træningsplaner

Ja tak

Rækkefølge frem for tidsplan

I mange situationer giver det mening at definere en rækkefølge i træningen. Det er vores erfaring at man skal være meget forsigtig med at sætte en detaljeret tidsplan op for en træningsplan. Når man sidder bag computeren og laver en træningsplan, er det fristende at definere, hvad der skal ske på første dag, anden dag, i løbet af første uge osv. Det viser sig i praksis at være næsten umuligt at gennemføre ting i en præcist foruddefineret rækkefølge og hastighed. Der er aldrig to træningsforløb, der er ens. Der er så mange forhold, som spiller ind på oplæringsforløbet fx indlæringshastighed, sygdom blandt de involverende personer eller hvad der fx produceres under oplæringen. Derfor anbefaler vi, at man gør opmærksom på, hvis der er noget, som skal gennemføres i en given rækkefølge, men ellers lader det være op til den ansvarlige for oplæringen at koordinere detaljerne og styre hastigheden.

De rette træningsopgaver

At få identificeret de rette punkter til træningsplanen er en af de helt centrale opgaver i at udarbejde en god træningsplan. Hvis denne opgave løses godt, kan niveauet på oplæringen virkelig hæves. Det lyder simpelt, men det kan i nogle situationer være en udfordrende opgave, da kun få medarbejdere i en organisation har det samlede overblik over hvad der er relevant at kunne/vide i en given jobfunktion. Samtidig er enkelte træningspunkter noget, som mange i organisationen har en holdning til. Fx har kvalitetsafdelingen typisk en stærk holdning til hvilke kvalitetssikrende processer en medarbejder skal trænes i, men har kun et begrænset indblik i hvilket udstyr og it-systemer der skal trænes i. Det samme gør sig gældende for produktionsledelse, PTA, HR, LEAN etc.

Når man skal lave første version af en træningsplan er det vores anbefaling at involvere erfarne medarbejdere fra den konkrete jobfunktion. Og meget gerne medarbejdere som har erfaring med oplæring og som påtænkes at skulle lære medarbejdere op i fremtiden. Disse medarbejdere har typisk et godt overblik over hvad der er relevant. Efterfølgende kan repræsentanter fra andre afdelinger involveres og supplere med relevante træningspunkter. Husk dog at være opmærksom på om indholdet skifter karakter fra at være praktisk orienteret til at være teoretisk og akademisk, når flere fagpersoner involveres.

Når træningspunkter skal identificeres kan følgende spørgsmål være nyttige at stille:

  • Hvilke sikkerhedsmæssige forhold er relevante?
  • Hvilke instruktioner eller interne standarder er relevante for denne jobfunktion?
  • Hvilket udstyr eller systemer skal bruges i denne jobfunktion?
  • Hvilken viden gør forskellen på en dygtig medarbejder med 5 års erfaring og en ny medarbejder?
  • Hvilke fejl, reklamationer eller utilsigtede hændelser er typiske for denne jobfunktion? Og hvad er de bagvedliggende årsager?

Specielt de to sidste spørgsmål kan føre til en træningsplan af høj kvalitet. Hvis der findes gode analyser af hvilke fejltyper og årsager, som er hyppige eller forbundet med store omkostninger kan det være relevant at studere dem som et led i udarbejdelsen af træningsplanen.